Nabór na stanowisko: Kierownik działu administracyjnego

Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie ogłasza nabór na stanowisko: KIEROWNIK DZIAŁU ADMINISTRACYJNEGO

• Komórka organizacyjna CRICOTEKI: Dział Administracji podlegający Zastępcy Dyrektora
• Cricoteka została założona w Krakowie w 1980 roku z inicjatywy Tadeusza Kantora, jako żywe archiwum Teatru Cricot 2. Zgodnie z wolą artysty Cricoteka od początku pełniła równolegle funkcje muzeum, archiwum, galerii i ośrodka badań, jednocześnie gromadząc unikalne materiały dokumentujące działalność Teatru i jego założyciela. Cricoteka zajmuje się obecnie organizacją wystaw, spektakli, warsztatów oraz innych wydarzeń. Wydaje publikacje poświęcone sztuce i życiu Tadeusza Kantora. Cricoteka jest Instytucją Kultury, której organizatorem jest Województwo Małopolskie.
• Forma zatrudnienia: umowa o pracę
• Wymiar czasu pracy: pełny etat
• Norma czasu pracy: podstawowy system pracy oraz możliwość pracy hybrydowej
• Miejsce wykonywanej pracy: siedziba przy ul. Nadwiślańskiej 2–4, Kraków
• Stałe składniki wynagrodzenia na danym stanowisku:
  1) Wynagrodzenie zasadnicze
  2) Dodatek stażowy 5 – 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od stażu pracy
  3) Dodatek funkcyjny

1. Przewidywane wynagrodzenie zasadnicze na stanowisku: 4 500 zł brutto

2. Wymagania niezbędne:

• wykształcenie wyższe magisterskie związane ze specyfiką zajmowanego stanowiska
• staż pracy – 3 lata na kierowniczym stanowisku
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2

3. Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w jednostce sektora finansów publicznych
• znajomość zagadnień finansowych, księgowych, inwentaryzacji, środków trwałych, organizacji kosztów oraz budżetowania
• umiejętność redagowania wewnętrznych aktów prawnych i właściwej interpretacji przepisów
• umiejętność koordynowania spraw urzędowych oraz doświadczenie w kontaktach
  z kontrahentami
• umiejętność pracy w zespole i organizacji pracy zespołu
• biegła obsługa programów komputerowych (m.in. Excel)
• poczucie odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań, terminowość i sumienność
• wysokie standardy etyki zawodowej

4. Zakres odpowiedzialności

• organizowanie, zarządzanie i nadzorowanie pracy podległego kierownikowi Działu Administracyjnego zespołów: zespół administracyjno-prawny; zespół obsługi technicznej; sekretariat; stanowisko ds. personalnych; stanowisko ds. archiwum zakładowego; stanowisko ds. informatycznych. Razem 9 pracowników
• przygotowywanie i realizacja planu rzeczowo-finansowego Działu Administracyjnego;
• ustalanie harmonogramu pracy podległych sobie pracowników;
• nadzór nad prowadzeniem działań zapewniających ochronę osób i mienia oraz świadczenia kompleksowych usług sprzątania i utrzymania czystości;
• zapewnienie właściwej organizacji pracy pracowników Cricoteki oraz niezbędnego wyposażenia technicznego, w tym informatycznego;
• nadzór nad prowadzeniem spraw pracowniczych i socjalnych, procesów rekrutacji, polityki doskonalenia zawodowego, planem szkoleń; planowaniem i koordynowaniem wolontariatu, praktyk studenckich, staży;
• nadzór nad obsługą prawną świadczoną przez zewnętrzną kancelarię radcach prawnych;
• prawidłowe wykonanie i rozliczanie umów realizowanych w ramach zadań Działu Administracyjnego;
• odpowiedzialność za prawidłowy obieg korespondencji i dokumentów księgowych w zakresie zadań przypisanych Działowi Administracji;
• aktualizacja przepisów przeciwpożarowych, stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz nadzór nad ich przestrzeganiem;
• zapewnienie bezpieczeństwa informacji oraz funkcjonowania obiegu informacji niejawnych i nadzór nad jego przestrzeganiem;
• opracowywanie pod względem formalno-prawnym aktów prawa wewnętrznego, zarządzeń, komunikatów, regulaminów i instrukcji regulujących działalność
  gospodarczo-administracyjną Cricoteki;
• nadzór nad realizacją zaopatrzenia i prowadzeniem gospodarki środkami trwałymi, przedmiotami i materiałami stanowiącymi własność Cricoteki;
• przygotowywanie i przeprowadzanie od strony formalno-prawnej postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, co do których ma/nie ma zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych przy udziale kancelarii prawnej i na podstawie specyfikacji przygotowanej przez pracowników; prowadzenie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
• opracowywanie Planu zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz sporządzanie sprawozdania z zakresu przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
• prowadzenie Rejestru przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w danym roku budżetowym;
• akceptowanie faktur i rachunków z zakresu zadań przypisanych Działowi Administracji, po ich uprzednim sprawdzeniu i opisaniu pod względem formalnym i merytorycznym przez odpowiedzialnych pracowników/osoby;
• opracowywanie planów i sprawozdań z zakresu zadań Działu;
• współpraca z organami kontroli w zakresie zadań przypisanych Działowi Administracyjnemu;
• prowadzenie kontroli wewnętrznej w Cricotece;
• współpraca z firmami zewnętrznymi w zakresie pozyskiwania środków unijnych i innych zewnętrznych źródeł finansowania dla działań Działu Administracyjnego, w tym poszukiwanie programów, opracowywanie projektów oraz przygotowywanie wniosków i udział w tych projektach w charakterze wynikającym z zakresu obowiązków związanych z zajmowanym stanowiskiem;

5. Oferujemy:

• zatrudnienie na umowę o pracę (okres próbny 3 miesiące, następnie umowa na czas oznaczony)

• możliwość rozwoju zawodowego
• pakiet świadczeń socjalnych

6. Wymagane dokumenty formalne:

• życiorys (CV)
• list motywacyjny
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie oraz szkolenia.

Dokumenty aplikacyjne powinny być opatrzone klauzulą:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie
z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. Ustaw z 2019, poz. 1781) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))

Dokumenty aplikacyjne niezawierające zgody na przetwarzanie danych nie będą rozpatrywane.

7. Etapy Rekrutacji:

I ETAP – Weryfikacja aplikacji. Komisja powołana w ramach procedury naboru dokona pierwszej weryfikacji oraz selekcji aplikacji nadesłanych / złożonych przez kandydatów. W trakcie tego etapu dokona analizy wymaganych dokumentów, tj. CV, list motywacyjny, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i szkolenia itd. co do zgodności z wymogami ogłoszenia o naborze. Na tym etapie odrzucone zastają aplikacje osób, które nie spełniają określonych wymagań formalnych i merytorycznych określonych w ogłoszeniu o naborze i zostaje stworzona lista osób, które w najwyższym stopniu spełniają wymagania z ogłoszenia. Osoby te zostaną zakwalifikowane do II etapu naboru. Liczbę osób określa Komisja.

Etap II – Rozmowa kwalifikacyjna. Umożliwia zapoznanie się z kandydatem oraz weryfikację informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych. To czas na zadawanie pytań o kompetencje,
a nawet na przeprowadzenie specjalistycznych testów, które ujawnią bardziej lub mniej pożądane cechy kandydata i sprawdzenie poziomu znajomości języka obcego, jeżeli był wymagany. Forma rozmowy: stacjonarne spotkanie w siedzibie CRICOTEKI / on-line.

Etap III – Wyłonienie właściwego kandydata. W wyniku Etapu II Komisja wyłania kandydata, który osiągnął najwyższą ocenę w ramach Etapu nr II i przedstawia rekomendację co do jego wyboru do zatwierdzenia Dyrektorowi. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, może zostać zorganizowane spotkanie kandydata z Dyrektorem w celu prezentacji kandydata, omówienia warunków zatrudnienia. Decyzja Dyrektora co do zatrudnienia rekomendowanego kandydata stanowi podstawę do powiadomienia wybranej osoby o tym, iż jego kandydatura została oceniona najwyżej i składana jest kandydatowi oferta zatrudnienia. Na tym etapie mogą być jeszcze ustalane ostateczne warunki zatrudnienia określone w ofercie. Przyjęcie oferty przez kandydata stanowi podstawę do ogłoszenia wyniku naboru.

Etap IV – Informacja o wynikach naboru. Na tym etapie dochodzi do powiadomienia osób biorących udział w naborze o wynikach naboru w następujących formach:

• kandydatów zaproszonych do Etapu II i następnych etapów: mailem lub telefonicznie
• wszystkie osoby, które złożyły aplikacje bądź mają dostęp do ogłoszenia o naborze: poprzez opublikowanie informacji o zakończonym naborze wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska wybranego kandydata pod treścią Ogłoszenia o naborze na stronie internetowej BIP CRICOTEKI.

8. Dodatkowe informacje:

• Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie.
• Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu z wybranymi kandydatami.
• Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo niewybrania żadnego z kandydatów.

9. Oświadczenia Kandydata:

• Należy wypełnić w przypadku zamieszczenia na dokumentach aplikacyjnych wizerunku (zdjęcia): Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego wizerunku, zawartego w przedstawionych przeze mnie dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procedury rekrutacji.

………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/

• Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z treścią informacji dotyczących ochrony danych osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie w CRICOTECE i przyjmuję ją do wiadomości, a także wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji

………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/

• Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych innych niż wynika to m.in. z: ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz innych przepisów szczególnych, zawartych w przedstawionych przeze mnie dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procedury rekrutacji.

………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/

10. Termin składania aplikacji:

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać do dnia 30 stycznia 2022 na adres e-mail: praca@cricoteka.pl, w tytule wiadomości proszę napisać: „Dotyczy zatrudnienia na umowę o pracę na stanowisko KIEROWNIK DZIAŁU ADMINISTRACYJNEGO”

Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu
lub bez kompletu wymaganych dokumentów, mogą nie być brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym.
Na rozmowy kwalifikacyjne, które odbywać się będą w dniach 10-14 lutego 2022 zostaną zaproszone wybrane osoby. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego złożone aplikacje ulegną komisyjnemu zniszczeniu.

11. Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r. L/119/1) informujemy, że

• Administratorem danych osobowych, które zebrane zostaną w związku z prowadzoną rekrutacją, jest Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie.
• Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na potrzeby i w związku z prowadzoną rekrutacją, a w zakresie, w jakim kandydaci udostępnią dane wykraczające poza zakres określony w przepisach Kodeksu pracy na podstawie udzielonych zgód przez kandydatów, który złożą oferty pracy.
• Administrator danych osobowych nie przewiduje przekazywania zebranych danych osobowych jakimkolwiek innym podmiotom.
• Dane osobowe przetwarzane będą przez okres jednego roku od dnia ukończenia rekrutacji,
  a w przypadku osoby zatrudnionej w wyniku rekrutacji – w okresie jej zatrudnienia i później, stosownie do obowiązków pracodawcy i byłego pracodawcy wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
• Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do żądania od Administratora danych osobowych dostępu do jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także że przysługuje jej prawo żądania przeniesienia danych osobowych jej dotyczących do wskazanego podmiotu we wskazany przez nią sposób.
• Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do cofnięcia w dowolnej chwili udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej cofnięciem.
• W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów, osoba, która udostępniła dane osobowe, uprawniona jest do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
• Administrator danych osobowych nie przewiduje profilowania na podstawie danych osobowych ani innego zautomatyzowanego przetwarzania danych.
• W Ośrodku Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie powołano Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Kontakt do inspektora IODO Pana Jakuba Starowicza: iodo@cricoteka.pl