Nabór na stanowisko specjalista / referent ds. sekretariatu

Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie ogłasza nabór na stanowisko specjalista / referent ds. sekretariatu (umowa o pracę na cały etat)

Komórka organizacyjna CRICOTEKI: Dział Administracyjny

Cricoteka została założona w Krakowie w 1980 roku z inicjatywy Tadeusza Kantora, jako żywe archiwum Teatru Cricot 2. Zgodnie z wolą artysty Cricoteka od początku pełniła równolegle funkcje muzeum, archiwum, galerii i ośrodka badań, jednocześnie gromadząc unikalne materiały dokumentujące działalność Teatru i jego założyciela. Cricoteka zajmuje się obecnie organizacją wystaw, spektakli, warsztatów oraz innych wydarzeń. Wydaje publikacje poświęcone sztuce i życiu Tadeusza Kantora. Cricoteka jest Instytucją Kultury, której organizatorem jest Województwo Małopolskie.

 Forma zatrudnienia: umowa o pracę

• Wymiar czasu pracy: pełny etat
• Norma czasu pracy: podstawowy system czasu pracy,
• Miejsce wykonywanej pracy: siedziba przy ul. Nadwiślańskiej 2–4, Kraków (brak możliwości korzystania z parkingu , strefa parkowania B przy ul. Nadwiślańskiej)
• Stałe składniki wynagrodzenia na danym stanowisku:
• Wynagrodzenie zasadnicze
• Dodatek stażowy, za wysługę lat od 5 do 20 procent wynagrodzenia zasadniczego
• Przewidywane wynagrodzenie zasadnicze na stanowisku: 3300 – 3800 zł BRUTTO

1. Wymagania niezbędne:

• wykształcenie wyższe magisterskie/licencjat;
• umiejętność obsługi komputera (pakiet Microsoft Office) oraz urządzeń biurowych;
• umiejętność przygotowywania prezentacji;
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1/B2 w mowie i piśmie. 

2. Mile widziane:

• doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku minimum 3 lata;
• doświadczenie w pracy w administracji publicznej.

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

Zadania związane z prowadzeniem sekretariatu

• obsługiwanie połączeń telefonicznych (numer główny CRICOTEKI);
• obsługiwanie ogólnej skrzynki cricoteka@cricoteka.pl poprzez przyjmowanie / wysyłkę poczty elektronicznej, jej dystrybucję do pracowników Cricoteki, zgodnie z dekretacją Dyrektora;
• przyjmowanie poczty, prowadzenie ewidencji, monitorowanie poczty przychodzącej
  i wychodzącej, dystrybucja zgodnie z dekretacją Dyrektora;

• redagowanie pism, drukowanie, kopiowanie i kompletowanie dokumentów, ich archiwizacja zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
• przyjmowanie na dzienniku podawczym dokumentów finansowych (faktury, rachunki itp.) i ich dystrybucja do odpowiednich osób / pracowników Cricoteki;

• organizowanie wizyt gości Dyrektora polskich oraz zagranicznych w Cricotece;
• przygotowywanie pism wychodzących z Cricoteki również w języku angielskim;
• prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Cricoteki (dalej: BIP):

1. zamieszczanie ogłoszeń w BIP,
2. uzupełnianie informacji strony podmiotowej BIP Cricoteki w zakresie wymaganych przepisami prawa informacji, po dokonaniu konsultacji w tym zakresie z Kierownikiem Działu Administracyjnego oraz informacji brakujących w zakładkach BIP Cricoteki,
3. dbanie o aktualność informacji zamieszczonych w BIP,
4. monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej, w tym w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,
5. przygotowywane projektów odpowiedzi na wnioski dotyczące udostępnienia informacji publicznej wpływających do Pracodawcy w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,

• prowadzenie ePUAP CRC (dalej: ePUAP):

1. wysyłanie, przyjmowanie pism poprzez ePUAP za pośrednictwem swojego osobistego profilu zaufanego,
2. monitorowanie skrzynki odbiorczej, nadawczej ePUAP,
3. dbanie o prawidłowość wprowadzenia adresów podmiotów do których kierowane są pisma poprzez ePUAP,
4. monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej.

Zadania związane z organizacją pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora 

• wsparcie organizacyjne spotkań;
• organizacja podróży służbowych;
• przygotowywanie prezentacji i wystąpień;
• przygotowywanie notatek z zebrań z udziałem Dyrektora / Zastępcy Dyrektora;
• prowadzenie kalendarza Dyrektora i Zastępcy Dyrektora. 

Prowadzenie rejestrów w wersjach papierowych i elektronicznych m.in. 

• obiegu pism przychodzących i wychodzących;
• wniosków o zamówienie publiczne;
• umów;
• faktur i rachunków;
• pieczątek, innych dokumentów.

Zadania związane z organizacją pracy instytucji i pracowników

• dystrybucja do pracowników Cricoteki zarządzeń, komunikatów, pism okólnych;
• zakup biletów (pociąg, samolot itp.) związanych z organizacją podróży służbowych;
• aktualizacja bazy oraz wysyłanie zaproszeń kierowanych z instytucji drogą mailową i pocztą tradycyjną;
• przygotowywanie planów i sprawozdań z działalności Cricoteki w oparciu o otrzymane merytoryczne materiały, pozyskanie ich, ich korekta i redakcja;
  • organizacja i obsługa posiedzeń Rady Programowej instytucji, sporządzanie sprawozdań
    z obrad.

Zadania związane z organizacją pracy biura

• dbałość o porządek w biurze i pomieszczeniu socjalnym – poza usługami sprzątania;
• kontrolowanie stanu materiałów biurowych oraz ich zamawianie;
• dokonywanie zakupów i zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze;
• serwowanie poczęstunku dla gości / kontrahentów Cricoteki;
• organizacja cateringu w czasie spotkań Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora.

4. Oferujemy:

• zatrudnienie na umowę o pracę (pierwsza umowa na czas oznaczony – 1 rok,)

• możliwość rozwoju zawodowego
• pakiet świadczeń socjalnych
• możliwość korzystania z karty ICOM
• zniżki na wydawnictwa w księgarni CRICOTEKI
• bezpłatnie zwiedzanie wystaw oraz wstęp do innych muzeów na terenie RP
• zniżki za zakupy w kawiarni na terenie Cricoteki 

5. Wymagane dokumenty formalne:

• życiorys (CV);
• list motywacyjny;
• kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe;
• kopie dokumentu potwierdzającego znajomość języka obcego.

Dokumenty aplikacyjne powinny być opatrzone klauzulą:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie
z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. Ustaw z 2019, poz. 1781) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))

Dokumenty aplikacyjne niezawierające zgody na przetwarzanie danych nie będą rozpatrywane.

6. Etapy Rekrutacji:

I ETAP – Weryfikacja aplikacji. Komisja powołana w ramach procedury naboru dokona pierwszej weryfikacji oraz selekcji aplikacji nadesłanych / złożonych przez kandydatów. W trakcie tego etapu dokona analizy wymaganych dokumentów, tj. CV, list motywacyjny, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i szkolenia itd. co do zgodności z wymogami ogłoszenia o naborze. Na tym etapie odrzucone zastają aplikacje osób, które nie spełniają określonych wymagań formalnych i merytorycznych określonych w ogłoszeniu o naborze i zostaje stworzona lista osób, które w najwyższym stopniu spełniają wymagania z ogłoszenia. Osoby te zostaną zakwalifikowane do II etapu naboru. Liczbę osób określa Komisja.

Etap II – Rozmowa kwalifikacyjna Umożliwia zapoznanie się z kandydatem oraz weryfikację informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych. To czas na zadawanie pytań o kompetencje, a nawet na przeprowadzenie specjalistycznych testów, które ujawnią bardziej lub mniej pożądane cechy kandydata i sprawdzenie poziomu znajomości języka obcego, jeżeli był wymagany. Forma rozmowy: stacjonarne spotkanie w siedzibie CRICOTEKI / on-line. Na tym etapie może się odbyć więcej niż jedno spotkanie z kandydatem.

Etap III – Wyłonienie właściwego kandydata. W wyniku Etapu II Komisja wyłania kandydata, który osiągnął najwyższą ocenę w ramach Etapu nr II i przedstawia rekomendację co do jego wyboru do zatwierdzenia Dyrektorowi. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, może zostać zorganizowane spotkanie kandydata z Dyrektorem w celu prezentacji kandydata, omówienia warunków zatrudnienia. Decyzja Dyrektora co do zatrudnienia rekomendowanego kandydata stanowi podstawę do powiadomienia wybranej osoby o tym, iż jego kandydatura została oceniona najwyżej i składana jest kandydatowi oferta zatrudnienia. Na tym etapie mogą być jeszcze ustalane ostateczne warunki zatrudnienia określone w ofercie. Przyjęcie oferty przez kandydata stanowi podstawę do ogłoszenia wyniku naboru.

Etap IV – Informacja o wynikach naboru. Na tym etapie dochodzi do powiadomienia osób biorących udział w naborze o wynikach naboru w następujących formach:

• kandydatów zaproszonych do Etapu II i następnych etapów: mailem lub telefonicznie
• wszystkie osoby, które złożyły aplikacje bądź mają dostęp do ogłoszenia o naborze: poprzez opublikowanie informacji o zakończonym naborze wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska wybranego kandydata pod treścią Ogłoszenia o naborze na stronie internetowej BIP CRICOTEKI.

7. Dodatkowe informacje:

• Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie.
• Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu z wybranymi kandydatami.
• Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo niewybrania żadnego z kandydatów.

8. Oświadczenia Kandydata:

• Należy wypełnić w przypadku zamieszczenia na dokumentach aplikacyjnych wizerunku (zdjęcia): Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego wizerunku, zawartego w przedstawionych przeze mnie dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procedury rekrutacji.

………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/

• Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z treścią informacji dotyczących ochrony danych osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie w CRICOTECE i przyjmuję ją do wiadomości, a także wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji

………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/

• Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych innych niż wynika to m.in. z: ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz innych przepisów szczególnych, zawartych w przedstawionych przeze mnie dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procedury rekrutacji.

………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/

 

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać do dnia 6 maja 2022 r. na adres e-mail: praca@cricoteka.pl, w tytule wiadomości proszę napisać: „Dotyczy zatrudnienia na umowę o pracę na stanowisko specjalista ds. sekretariatu”

Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu
lub bez kompletu wymaganych dokumentów, mogą nie być brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym.
Na rozmowy kwalifikacyjne, które odbywać się będą sukcesywnie, według ustaleń Komisji rekrutacyjnej, zostaną zaproszone wybrane osoby. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego złożone aplikacje ulegną komisyjnemu zniszczeniu.

9. Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r. L/119/1) informujemy, że

• Administratorem danych osobowych, które zebrane zostaną w związku z prowadzoną rekrutacją, jest Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie.
• Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na potrzeby i w związku z prowadzoną rekrutacją, a w zakresie, w jakim kandydaci udostępnią dane wykraczające poza zakres określony w przepisach Kodeksu pracy na podstawie udzielonych zgód przez kandydatów, który złożą oferty pracy.
• Administrator danych osobowych nie przewiduje przekazywania zebranych danych osobowych jakimkolwiek innym podmiotom.
• Dane osobowe przetwarzane będą przez okres jednego roku od dnia ukończenia rekrutacji,
  a w przypadku osoby zatrudnionej w wyniku rekrutacji – w okresie jej zatrudnienia i później, stosownie do obowiązków pracodawcy i byłego pracodawcy wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
• Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do żądania od Administratora danych osobowych dostępu do jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także że przysługuje jej prawo żądania przeniesienia danych osobowych jej dotyczących do wskazanego podmiotu we wskazany przez nią sposób.
• Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do cofnięcia w dowolnej chwili udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej cofnięciem.
• W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów, osoba, która udostępniła dane osobowe, uprawniona jest do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
• Administrator danych osobowych nie przewiduje profilowania na podstawie danych osobowych ani innego zautomatyzowanego przetwarzania danych.
• W Ośrodku Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie powołano Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Kontakt do inspektora IODO Pana Jakuba Starowicza: iodo@cricoteka.pl