Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie ogłasza nabór na stanowisko specjalista / referent ds. sekretariatu (umowa o pracę na cały etat)
Komórka organizacyjna CRICOTEKI: Dział Administracyjny
Cricoteka została założona w Krakowie w 1980 roku z inicjatywy Tadeusza Kantora, jako żywe archiwum Teatru Cricot 2. Zgodnie z wolą artysty Cricoteka od początku pełniła równolegle funkcje muzeum, archiwum, galerii i ośrodka badań, jednocześnie gromadząc unikalne materiały dokumentujące działalność Teatru i jego założyciela. Cricoteka zajmuje się obecnie organizacją wystaw, spektakli, warsztatów oraz innych wydarzeń. Wydaje publikacje poświęcone sztuce i życiu Tadeusza Kantora. Cricoteka jest Instytucją Kultury, której organizatorem jest Województwo Małopolskie.
Forma zatrudnienia: umowa o pracę
- Wymiar czasu pracy: pełny etat
- Norma czasu pracy: podstawowy system czasu pracy,
- Miejsce wykonywanej pracy: siedziba przy ul. Nadwiślańskiej 2–4, Kraków (brak możliwości korzystania z parkingu , strefa parkowania B przy ul. Nadwiślańskiej)
- Stałe składniki wynagrodzenia na danym stanowisku:
- Wynagrodzenie zasadnicze
- Dodatek stażowy, za wysługę lat od 5 do 20 procent wynagrodzenia zasadniczego
- Przewidywane wynagrodzenie zasadnicze na stanowisku: 3300 – 3800 zł BRUTTO
- Wymagania niezbędne:
- wykształcenie wyższe magisterskie/licencjat;
- umiejętność obsługi komputera (pakiet Microsoft Office) oraz urządzeń biurowych;
- umiejętność przygotowywania prezentacji;
- znajomość języka angielskiego na poziomie B1/B2 w mowie i piśmie.
- Mile widziane:
- doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku minimum 3 lata;
- doświadczenie w pracy w administracji publicznej.
- Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:
Zadania związane z prowadzeniem sekretariatu
- obsługiwanie połączeń telefonicznych (numer główny CRICOTEKI);
- obsługiwanie ogólnej skrzynki cricoteka@cricoteka.pl poprzez przyjmowanie / wysyłkę poczty elektronicznej, jej dystrybucję do pracowników Cricoteki, zgodnie z dekretacją Dyrektora;
- przyjmowanie poczty, prowadzenie ewidencji, monitorowanie poczty przychodzącej
i wychodzącej, dystrybucja zgodnie z dekretacją Dyrektora;
- redagowanie pism, drukowanie, kopiowanie i kompletowanie dokumentów, ich archiwizacja zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną;
- przyjmowanie na dzienniku podawczym dokumentów finansowych (faktury, rachunki itp.) i ich dystrybucja do odpowiednich osób / pracowników Cricoteki;
- organizowanie wizyt gości Dyrektora polskich oraz zagranicznych w Cricotece;
- przygotowywanie pism wychodzących z Cricoteki również w języku angielskim;
- prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej Cricoteki (dalej: BIP):
- zamieszczanie ogłoszeń w BIP,
- uzupełnianie informacji strony podmiotowej BIP Cricoteki w zakresie wymaganych przepisami prawa informacji, po dokonaniu konsultacji w tym zakresie z Kierownikiem Działu Administracyjnego oraz informacji brakujących w zakładkach BIP Cricoteki,
- dbanie o aktualność informacji zamieszczonych w BIP,
- monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej, w tym w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,
- przygotowywane projektów odpowiedzi na wnioski dotyczące udostępnienia informacji publicznej wpływających do Pracodawcy w zakresie dotyczącym treści zamieszczonych w BIP,
- prowadzenie ePUAP CRC (dalej: ePUAP):
- wysyłanie, przyjmowanie pism poprzez ePUAP za pośrednictwem swojego osobistego profilu zaufanego,
- monitorowanie skrzynki odbiorczej, nadawczej ePUAP,
- dbanie o prawidłowość wprowadzenia adresów podmiotów do których kierowane są pisma poprzez ePUAP,
- monitorowanie wpływających do Pracodawcy wniosków dotyczących udostępnienia informacji publicznej.
Zadania związane z organizacją pracy Dyrektora i Zastępcy Dyrektora
- wsparcie organizacyjne spotkań;
- organizacja podróży służbowych;
- przygotowywanie prezentacji i wystąpień;
- przygotowywanie notatek z zebrań z udziałem Dyrektora / Zastępcy Dyrektora;
- prowadzenie kalendarza Dyrektora i Zastępcy Dyrektora.
Prowadzenie rejestrów w wersjach papierowych i elektronicznych m.in.
- obiegu pism przychodzących i wychodzących;
- wniosków o zamówienie publiczne;
- umów;
- faktur i rachunków;
- pieczątek, innych dokumentów.
Zadania związane z organizacją pracy instytucji i pracowników
- dystrybucja do pracowników Cricoteki zarządzeń, komunikatów, pism okólnych;
- zakup biletów (pociąg, samolot itp.) związanych z organizacją podróży służbowych;
- aktualizacja bazy oraz wysyłanie zaproszeń kierowanych z instytucji drogą mailową i pocztą tradycyjną;
- przygotowywanie planów i sprawozdań z działalności Cricoteki w oparciu o otrzymane merytoryczne materiały, pozyskanie ich, ich korekta i redakcja;
- organizacja i obsługa posiedzeń Rady Programowej instytucji, sporządzanie sprawozdań
z obrad.
- organizacja i obsługa posiedzeń Rady Programowej instytucji, sporządzanie sprawozdań
Zadania związane z organizacją pracy biura
- dbałość o porządek w biurze i pomieszczeniu socjalnym – poza usługami sprzątania;
- kontrolowanie stanu materiałów biurowych oraz ich zamawianie;
- dokonywanie zakupów i zaopatrywanie biura w artykuły spożywcze;
- serwowanie poczęstunku dla gości / kontrahentów Cricoteki;
- organizacja cateringu w czasie spotkań Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora.
- Oferujemy:
- zatrudnienie na umowę o pracę (pierwsza umowa na czas oznaczony – 1 rok,)
- możliwość rozwoju zawodowego
- pakiet świadczeń socjalnych
- możliwość korzystania z karty ICOM
- zniżki na wydawnictwa w księgarni CRICOTEKI
- bezpłatnie zwiedzanie wystaw oraz wstęp do innych muzeów na terenie RP
- zniżki za zakupy w kawiarni na terenie Cricoteki
- Wymagane dokumenty formalne:
- życiorys (CV);
- list motywacyjny;
- kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe;
- kopie dokumentu potwierdzającego znajomość języka obcego.
Dokumenty aplikacyjne powinny być opatrzone klauzulą:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie
z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. Ustaw z 2019, poz. 1781) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))
Dokumenty aplikacyjne niezawierające zgody na przetwarzanie danych nie będą rozpatrywane.
- Etapy Rekrutacji:
I ETAP – Weryfikacja aplikacji. Komisja powołana w ramach procedury naboru dokona pierwszej weryfikacji oraz selekcji aplikacji nadesłanych / złożonych przez kandydatów. W trakcie tego etapu dokona analizy wymaganych dokumentów, tj. CV, list motywacyjny, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i szkolenia itd. co do zgodności z wymogami ogłoszenia o naborze. Na tym etapie odrzucone zastają aplikacje osób, które nie spełniają określonych wymagań formalnych i merytorycznych określonych w ogłoszeniu o naborze i zostaje stworzona lista osób, które w najwyższym stopniu spełniają wymagania z ogłoszenia. Osoby te zostaną zakwalifikowane do II etapu naboru. Liczbę osób określa Komisja.
Etap II – Rozmowa kwalifikacyjna Umożliwia zapoznanie się z kandydatem oraz weryfikację informacji zawartych w dokumentach aplikacyjnych. To czas na zadawanie pytań o kompetencje, a nawet na przeprowadzenie specjalistycznych testów, które ujawnią bardziej lub mniej pożądane cechy kandydata i sprawdzenie poziomu znajomości języka obcego, jeżeli był wymagany. Forma rozmowy: stacjonarne spotkanie w siedzibie CRICOTEKI / on-line. Na tym etapie może się odbyć więcej niż jedno spotkanie z kandydatem.
Etap III – Wyłonienie właściwego kandydata. W wyniku Etapu II Komisja wyłania kandydata, który osiągnął najwyższą ocenę w ramach Etapu nr II i przedstawia rekomendację co do jego wyboru do zatwierdzenia Dyrektorowi. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, może zostać zorganizowane spotkanie kandydata z Dyrektorem w celu prezentacji kandydata, omówienia warunków zatrudnienia. Decyzja Dyrektora co do zatrudnienia rekomendowanego kandydata stanowi podstawę do powiadomienia wybranej osoby o tym, iż jego kandydatura została oceniona najwyżej i składana jest kandydatowi oferta zatrudnienia. Na tym etapie mogą być jeszcze ustalane ostateczne warunki zatrudnienia określone w ofercie. Przyjęcie oferty przez kandydata stanowi podstawę do ogłoszenia wyniku naboru.
Etap IV – Informacja o wynikach naboru. Na tym etapie dochodzi do powiadomienia osób biorących udział w naborze o wynikach naboru w następujących formach:
- kandydatów zaproszonych do Etapu II i następnych etapów: mailem lub telefonicznie
- wszystkie osoby, które złożyły aplikacje bądź mają dostęp do ogłoszenia o naborze: poprzez opublikowanie informacji o zakończonym naborze wraz ze wskazaniem imienia i nazwiska wybranego kandydata pod treścią Ogłoszenia o naborze na stronie internetowej BIP CRICOTEKI.
- Dodatkowe informacje:
- Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie.
- Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu z wybranymi kandydatami.
- Organizator rekrutacji zastrzega sobie prawo niewybrania żadnego z kandydatów.
- Oświadczenia Kandydata:
- Należy wypełnić w przypadku zamieszczenia na dokumentach aplikacyjnych wizerunku (zdjęcia): Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego wizerunku, zawartego w przedstawionych przeze mnie dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procedury rekrutacji.
………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/
- Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z treścią informacji dotyczących ochrony danych osobowych dla osób ubiegających się o zatrudnienie w CRICOTECE i przyjmuję ją do wiadomości, a także wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji
………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/
- Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych innych niż wynika to m.in. z: ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz innych przepisów szczególnych, zawartych w przedstawionych przeze mnie dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procedury rekrutacji.
………………………………………………………………../imię i nazwisko, podpis, data/
Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać do dnia 6 maja 2022 r. na adres e-mail: praca@cricoteka.pl, w tytule wiadomości proszę napisać: „Dotyczy zatrudnienia na umowę o pracę na stanowisko specjalista ds. sekretariatu”
Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu
lub bez kompletu wymaganych dokumentów, mogą nie być brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym.
Na rozmowy kwalifikacyjne, które odbywać się będą sukcesywnie, według ustaleń Komisji rekrutacyjnej, zostaną zaproszone wybrane osoby. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego złożone aplikacje ulegną komisyjnemu zniszczeniu.
- Informacja dotycząca ochrony danych osobowych
W związku z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, Dz. Urz. UE z 4.05.2016 r. L/119/1) informujemy, że
- Administratorem danych osobowych, które zebrane zostaną w związku z prowadzoną rekrutacją, jest Ośrodek Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie.
- Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na potrzeby i w związku z prowadzoną rekrutacją, a w zakresie, w jakim kandydaci udostępnią dane wykraczające poza zakres określony w przepisach Kodeksu pracy na podstawie udzielonych zgód przez kandydatów, który złożą oferty pracy.
- Administrator danych osobowych nie przewiduje przekazywania zebranych danych osobowych jakimkolwiek innym podmiotom.
- Dane osobowe przetwarzane będą przez okres jednego roku od dnia ukończenia rekrutacji,
a w przypadku osoby zatrudnionej w wyniku rekrutacji – w okresie jej zatrudnienia i później, stosownie do obowiązków pracodawcy i byłego pracodawcy wynikających z obowiązujących przepisów prawa. - Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do żądania od Administratora danych osobowych dostępu do jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, a także że przysługuje jej prawo żądania przeniesienia danych osobowych jej dotyczących do wskazanego podmiotu we wskazany przez nią sposób.
- Osoba, która udostępni dane osobowe, uprawniona jest do cofnięcia w dowolnej chwili udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej cofnięciem.
- W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem obowiązujących przepisów, osoba, która udostępniła dane osobowe, uprawniona jest do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
- Administrator danych osobowych nie przewiduje profilowania na podstawie danych osobowych ani innego zautomatyzowanego przetwarzania danych.
- W Ośrodku Dokumentacji Sztuki Tadeusza Kantora CRICOTEKA w Krakowie powołano Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Kontakt do inspektora IODO Pana Jakuba Starowicza: iodo@cricoteka.pl